يشكل الوقت أهمية قصوى في حياتنا، إن لم ندرك إدارته وتنظيمه لن نتمكن من تحقيق السعادة بالوصول إلى الأهداف والنجاح، لذلك علينا أن ندرك أن الوقت أغلى من أن يتم إنفاقه فيما لا ينفع، فإذا انقضى لن نستطيع استعادته بكل ما نملك من قوة، فلا يمكننا إيقاف عقارب الساعة كما لا يمكننا إعادته إلى الوراء فقد قيل فيه «الوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك».. بهذه الكلمات عبر د. سعيد بالليث الطنيجي، مستشار التنمية البشرية المعتمد من جامعة بوسطن الأمريكية وجامعة القاهرة والبورد العالمي للتدريب من الأكاديمية الكندية للتدريب، في محاضرته التوعوية عن أهمية «تنظيم الوقت» في حياتنا التي نظمتها هيئة تنمية المجتمع بالتعاون مع جمعية النهضة النسائية «فرع الليسيلي» التي شرح فيها أهم المفاهيم المرتبطة بالوقت وكيفية استغلاله بالشكل الصحيح بما يعود علينا بالفائدة.
مفهوم تنظيم الوقت
ويطرح الطنيجي فكرة إمكانية تطبيق مفاهيم كل من التنظيم والاستغلال والاستثمار والإدارة، فيقول «الإدارة كعلم يتحكم بالموارد والمصادر لا يتناسب تطبيقه على الوقت»، ويعرف مفهوم تنظيم الوقت على أنه «ترتيب الأعمال والواجبات بحسب وقتها وطريقة التعامل بشكل مناسب معها فهي عملية تنظيمية، على سبيل المثال تحديد ساعات العمل من الساعة 7 صباحاً وحتى الساعة 3 ظهراً أو تخصيص وقت من الساعة 10 صباحاً وحتى الـ 10:30 للراحة، كذلك الأمر بالنسبة للفترة الزمنية الواقعة بين صلاة الصبح والظهر التي لنا فيها أعمال وواجبات محددة ننجزها، أو الفترة الزمنية المحصورة بين بدء موسم الحج حتى الموسم التالي، أو الوقت الذي نقضيه بين دقيقة أخرى، وهي بمجملها عمليات تنظيم للوقت بالنسبة لنا».
يعود الطنيجي ليوضح مفهوم استغلال الوقت على أنه «استثمار ساعات اليوم وفق خطة محددة تساعدنا على الوصول إلى الأهداف التي نضعها على المدى القصير أو الطويل، وتختلف طريقة استغلال للوقت بسبب اختلاف الأهداف والتوجهات في الحياة، إذ يقضي كل فرد منا 7 ساعات عمل يومياً على الأقل وإذا لم يجد استغلالها بالشكل الأمثل فإن نسبة الإنجاز فيها لا تتعدى 3 ساعات ما بين تبادل الحديث مع المراجعين وزملاء العمل أو الانشغال بالمكالمات الهاتفية أو غيرها من الأمور التي تشغلنا عن الوصول للاستغلال الأمثل للوقت للوصول للنجاح وتحقيق الأهداف»، ويشير إلى مفهوم استثمار الوقت بكونه «استغلال كل ثانية من اليوم بحكمة بحيث ينعكس على الإنتاجية.
يوضح الطنيجي أن تنظيم الوقت يتطلب القليل من الخطوات البسيطة التي تترك أثراً فعالاً على المدى البعيد عند التقيد بها واتباعها دائماً، وتكمن هذه الخطوات فيما يلي:
1- معرفة مضيعات الوقت
وتتمثل في كمية الوقت الذي نقضيه في اتصالات غير مفيدة وعلى مواقع التواصل الاجتماعي، وكم من الوقت يضيع بدون أي إنجاز، ومعرفة هذه المضيعات هي البداية المفيدة والصحيحة لاستغلال الوقت بشكل صحيح.
2- تحديد الأهداف
علينا تحديد الأهداف التي نرغب في تحقيقها، ومعرفة الطرق الواجب اتباعها لنتمكن من الوصول إلى الأهداف، والتفكير في النشاطات التي تشجعنا على استغلال وقتنا، مع ضرورة متابعة الأهداف التي يجب أن تكون ضمن فترة زمنية محددة.
وكي نتمكن من تحديد الأهداف بالشكل الصحيح، يشير إلى ضرورة اتباع الخطوات التالية:
- تحديد النقط المهمة وتخصيص وقت لها سواء كانت إنجازات مادية أو علمية أو ثقافية أو أسرية، أو التفكير في إيجاد حل للمشاكل التي نعانيها حتى ترتقي حياتنا إلى الأفضل.
- ترتيب الأهداف الموضوعة بحسب أهميتها وأولويتها، مع إعطاء كل هدف الوقت الكافي لتحقيقه بدون التعدي على الأهداف الأخرى.
- التخطيط بكتابة الأهداف المراد تحقيقها على ورقة.
- عندما يكون الهدف كبيراً، يجب تقسيمه إلى خطوات صغيرة، وتحديد طريقة تنفيذ كل خطوة.
- الالتزام بتنفيذ الأهداف الموضوعة، ولأن الأهداف نشاط دائم لا يتوقف، يجب وضع خطة متابعة لكل هدف لضمان الالتزام بتحقيقها جميع الأهداف المطلوبة بدون كلل أو كسل.
- ترتيب الأهداف حسب الأولويات من النقاط المهمة التي يجب أن تكون لدينا معرفة بها ومصفوفة الأولويات التي تحدد الأهداف، إلى:
1- غير مهم وغير عاجل: لا يعتبر هذا الهدف من الأهداف المهمة، وبالتالي يمكن تأجيله لبعض الوقت.
2- عاجل ومهم: الهدف الذي يجب تنفيذه على وجه السرعة.
3- عاجل وغير مهم: الهدف الذي لا يعتبر تنفيذه مهماً للغاية، ويمكن إنجازه في أي وقت.
4- غير عاجل ومهم: يعتبر هذا الهدف من الأهداف التي يمكن منح الآخرين مهمة القيام بها.
3- الانعزال للوصول للهدف
- تخصيص أطول وقت ممكن للانفراد والتفكير لتحديد الاحتياجات ومعرفة السلبيات والإيجابيات.
- فهم النفس والوقوف على الأخطاء
من المهم منح النفس الراحة النفسية والعقلية والبدنية قبل التخطيط لهدف جديد، مفهوم النجاح هو عملية متواصلة لتحقيق الأهداف وليس الوصول للهدف، والوصول للهدف إنجاز لكن تحقيق الأهداف وتحقيق النجاحات المتواصلة هو ما يحقق السعادة.
4- استغلال الوقت
إشغال أوقات الفراغ بالقراءة والبحث عن المعلومة المفيدة يساعداننا في التخطيط لحياتنا بطريقة صحيحة.
نقاط مهمة تساعدنا على تنظيم الوقت:
- إنجاز الأهداف المطلوبة خلال فترة زمنية أقل
- تحقيق التوازن في أمور الحياة كافة، فيكون هناك وقت للعمل ووقت للأمور الشخصية
- الحصول على وقت كافٍ لممارسة الأنشطة التي نرغب بها
- تعزيز الشعور بالثقة بالنفس بسبب الشعور بالإنجاز والارتياح
- إنجاز جميع المهمات في وقتها المحدد بدون أي تأجيل أو تأخير