هل يزيد الاعتماد على المراسلات الحديثة بين الموظفين من إنتاجية العمل؟

نحن في عصر كثر فيه العمل عن بعد، مع ما يحمله من إيجابيات للعديد من الشركات. وتماشياً مع هذا التطوّر، يعتمد الموظفون اليوم، في عملهم على وسائل التواصل العملية المتنوعة، من «واتساب»، ورسائل نصيّة قصيرة، وبريد إلكتروني، واجتماعات عبر الإنترنت.

لكن هذه الوسائل، كما يرى بعض المحلّلين، تؤدي أحياناً إلى سوء فهم بين الزملاء، بسبب احتواء الرسائل على عبارات مختصرة، أو مصطلحات غير واضحة لدى البعض، خصوصاً تلك التي ترمز إلى عبارات باللغة الإنجليزية، أو التي تمت صياغتها بصورة رديئة لا توضح الهدف المقصود.

التواصل بين موظفي المكاتب:

لا تقتصر وسائل التواصل العصري، بما تحمله من عقبات، على الموظفين العاملين عن بعد، بل إن الموظفين الذين يداومون في المكاتب باتوا أيضاً يستسهلونها، ويعتمدون عليها.

وقد بيّن استطلاع أجرته شركة Atlassian، بالتعاون مع YouGov، على 10000 موظف في الولايات المتحدة، وأستراليا، وفرنسا، وألمانيا، والهند، في شهر أغسطس الماضي، أن معظم الموظفين الذين يداومون في مكاتبهم يفضلون التواصل فيما بينهم عبر وسائل التواصل الحديثة، ويتجنبون اللقاء بزملائهم وجهاً لوجه.

كما بيّنت الدراسة أن 44% من الموظفين الذين شملهم الاستطلاع يختارون الكتابة كوسيلة تواصل أساسية في تعاملهم اليومي، سواء مع زملائهم، أو مع مديريهم، ومرؤوسيهم.

أخطاء وسوء فهم:

وعلى الرغم من اعتماد معظم الموظفين، سواء أولئك الذين يعملون عن بعد أو في مكاتبهم، على التواصل الكتابي، يرى 61% من الذين شملتهم الدراسة، أن التواصل المكتوب قد يؤدي إلى أخطاء وسوء فهم بسبب الترجمة الفورية، والاختصارات المتعددة لبعض العبارات باللغة الإنجليزية، مثل asap أي «في أقرب وقت ممكن»، وfyi «لمعلوماتك»، وtbc «ليتم تأكيده»، وtbd «لتتم مناقشته»...إلخ. التي غالباً ما تكتب على عجل، ولا توضح، أو تؤكد الكثير من المعلومات المهمة.

فكّ التشفير يتسبب بهدر الوقت:

قد تترك رسالة بريد إلكتروني مختصرة من بضعة أسطر فريق العمل ينتظر ساعات لفك الشيفرة، وإعادة الإرسال للاستفسار، والتوضيح. ويقول ثلث الموظفين الذين شملهم الاستطلاع إنهم يضيّعون أكثر من 40 ساعة سنوياً في محاولة فكّ رموز الرسائل الواردة من زملائهم، وتفسيرها.

وتقول مولي ساندز، رئيسة مختبر العمل الجماعي في Atlassian، إن هذا التعامل المعتمد على وسائل التواصل الحديثة يسبب، في الواقع، مشكلة لدى الشركات، لكونه يؤدي إلى تضاؤل الإنتاج المرتبط بهدر الوقت. وترى مولي أن الموظف يمكن أن يقوم بمهام أخرى أساسية، بدلاً من إضاعة الوقت في التفسير، والتوضيح.

كيف نكسب المزيد من الوقت؟

ينصح الخبراء الموظفين باختيار وسيلة التواصل بما يتلاءم مع متطلبات العمل، لتسهيل المهام، وكسب المزيد من الوقت، وعدم الوقوع في سوء الفهم. على سبيل المثال، يمكن الاعتماد على البريد الإلكتروني لإرسال المرفقات، وتحديد المواقع، وتبادل المعلومات المهمة، كتغيير مواعيد الاجتماعات، أو إلغائها، واستخدام الهاتف للمراسلات الفورية من أجل توضيح موقف، أو مشكلة لها علاقة مباشرة بالموظف نفسه.

إتقان اللغة وحسن استخدام علامات التعجب:

في حال اختار الموظف التراسل مع زملائه عن طريق الكتابة، عليه التأكد من تطبيق القواعد النحوية والإملائية، ذلك أن لغة الرسائل القصيرة المبهمة تشكل عائقاً أمام الكثير من الموظفين. من ناحية أخرى، لعلامات الترقيم التعبيرية حدّان؛ فقد يشعر البعض بالإهانة لدى رؤيتهم علامة تعجب، واحدة أو أكثر، في رسالة احترافية، بينما يرى البعض الآخر أن مثل هذه العلامة تضفي حيوية على التحاور الكتابي.

الرموز التعبيريّة:

أظهرت الدراسة أن 78% من الموظفين الذين شملهم الاستطلاع يميلون أكثر إلى استخدام الرموز التعبيريّة، وأنهم غالباً ما يتجاهلون الرسائل التي لا تحتوي على هذه الرموز، خصوصاً موظفي الجيل Z الذين يشعرون بالراحة والإيجابيّة أكثر، تجاه الرموز التوضيحيّة الصغيرة، ويقول 68% منهم إنهم يشعرون بنوع من التحفيز عندما يرون أحد هذه الرموز في رسالة بريد إلكتروني، أو في المراسلات على تطبيقات المراسلة بين الشركات مثل slack.