5 نصائح فعالة لإنجاز مهام العمل اليومية بلا إجهاد

استراتيجية ترتكز على الأسلوب الأمثل لإدارة الوقت وتعزيز الإنتاجية، ناقشتها جلسة حوارية بدبي، حملت عنوان «اسع صح»، قدم فيها عبيد مطر الكتبي، كوتش القيادة والحياة، خبير إعداد القادة، «روشتة» لتبسيط وإنجاز مهام العمل اليومية وإدارة الوقت عن طريق شرحه لكتاب «إنتاجية بلا إجهاد»، للكاتب الأمريكي ديفيد آلن، وفكرتها الأساسية تتمثل في أنه كلما كانت الأفكار موجودة بكثرة في أذهاننا وتسبب لنا تشتيتاً للرؤية، كان إنجاز المهام أصعب ويأخذ وقتاً ومجهوداً كبيرين مما يؤدي بالنهاية إلى التوتر والإرهاق الوظيفي.

كيف تبرمج عقلك لينجز؟

يشير الكتبي إلى أن العقل هو المسؤول عن معالجة وتحليل المعلومات والبيانات التي نتلقاها سواء بالحواس أو من المحيط الخارجي، ولكي نبرمجه دون إرهاق لإنجاز المهام علينا أن نتبع منحنيين:

القضاء على الشعور بالخوف: يجب معالجة الخوف من كثرة المهام بالمواجهة وهي خير وسيلة للدفاع، إذ تقضي على التسويف والمماطلة التي يقع فيها كثير من الناس

التخطيط لامتلاك كل ما تحتاجه لإنجاز مهامك في المستقبل: فليس مهماً، حسب تقدير المؤلف، أن تمتلك كل ما تحتاجه من أدوات وإنما المهم أن تخطط لذلك، وباتباع هذه الخطوات تصل في النهاية إلى أن يكون العمل، خاصة الشاق منه، سبيلاً للمتعة ووسيلة للترفيه، فإنجاز المهام وأنت ضجراً أو متذمراً سيجعلك تقدم عملاً غير جيد».

5 نصائح تدعم استراتيجية «إنتاجية بلا إجهاد»

يستفيض عبيد الكتبي في شرح وسائل استراتيجية «إنتاجية بلا إجهاد»، مقسماً إياها إلى خمس نقاط:

1- التجميع: والذي يكون عن طريق تفريغ كل ما يخطر بالذهن من أعمال أو أفكار أو خواطر، وبالإمكان كتابتها ورقياً أو إلكترونياً وبشكل يومي

2- التوضيح: ويتمثل في توضيح المهام بشكل مفصل وبعيد عن اللبس، الذي من الممكن أن يؤدي إلى الخلط بين المهام، فمن الأفضل كتابة المدة التي ستستغرقها المهمة للإنجاز وطبيعتها والموعد النهائي لإنجازها، فلا يكفي مثلاً كتابة الاتصال بصديقي أحمد وإنما الأفضل هو كتابة الاتصال بصديقي أحمد غداً في الساعة 8 مساءً لمناقشة مشروع التخرج.

3- الترتيب والتنظيم: تنظيم المهام لما لها من أهمية في الاستراتيجية برمتها، فمن المؤكد أن لكل شخص أولويات سواء على الصعيد الشخصي أو العملي. ويمكن لكل فرد بعد الانتهاء من كتابة وتوضيح المهام، أن يرتبها تبعاً لمدى أهميتها وأولويتها وعما إذا كانت طارئة أم لا، فعلى سبيل المثال إن كانت لدى الشخص مهمة قد لا تتجاوز الدقيقتين لتنفيذها فمن الأجدى أن يتم تنفيذها حالاً عوضاً عن تأجيلها. بالإضافة إلى ما سبق، فمن المهم تحديد ما إذا كانت المهمة المطلوب إنجازها تتضمن خطوات عدة أو أنها عبارة عن خطوة واحدة فقط.

4- المراجعة: تكمن أهمية المراجعة في معرفة ما إذا كانت المهمة قابلة للتفويض أم لا، ويشير عبيد الكتبي «كثير من الأمور التي نشغل بها بالنا قد تكون بسيطة ويمكن إنجاز أي شخص لها كالتسوق مثلاً، وبتطبيق هذه الخطوة قد نخفف الكثير من المهام التي من المفترض إنجازها، مما يؤدي إلى زيادة تركيزنا على ما هو أهم.

5- التنفيذ: هي الخطوة الأخيرة والفاصلة لتحقيق ما نصبو إليه بشكل عام، فبدون التنفيذ تصبح كل الخطط غير مجدية، ومما يعين على تحقيقها، البدء بالمهمة الأصعب فالأسهل، والأكثر أولوية إلى الأقل، وفي نهاية الأمر وبمراجعة قائمة المهام المطلوبة مرة أخرى نجد أننا قد أنجزنا العديد منها بأفضل جهد وأقل وقت».